マニュアルと業務負担の軽減

マニュアルって必要?

みなさんは、マニュアルって必要だと思いますか?


「堅苦しいし、逆に業務の負担になりそう」
「覚えることが減るから大変」
「臨機応変に対応すれば、マニュアルは必要ない」

・・・そういった声が聞かれそうです。
私が就職している会社では、マニュアルが重視されています。

そもそも、マニュアルとは?

具体的にどんな手順で、何をするのかが明確に記載されたいわば手順書のようなものです。

マニュアルにもいくつか種類があるそうですが、その中でも業務マニュアルというものは、
業務全体のイメージや仕事に対する考え方、フローチャートなどが記されているものを表します。

マクドナルドでいうと、誰が作っても同じ味を再現でき、同じ対応ができることだと思います。

5W1Hでもある「いつ」「どこで」「誰が」「何をする」「なぜ」「どのように」などが記載されていることで、効率のよい作業ができますし、質の向上にもつながります。

マニュアル作成のメリット

効率よく業務ができる

マニュアルがあることで、業務の手順が明確になるため、作業が性格にあるだけではなく、業務中のミスや無駄の軽減になり、結果作業時間の短縮につながります。

さらに、新規雇用の方が来ても安心して業務内容を教育することにも役立ちます。

サービス質の維持・向上

上記にもありますが、マニュアル通りに業務をすることで、着実に業務に取り組むことができます。
そのため、ミスが減り効率よく業務に集中することができるだけではなく、従業員一人一人のできることに一体感が生まれます。
そうすることでサービスの質が安定し、改善点をすぐ見つけることもできます。

リスクの軽減に繋がる

医療でよくあることですが、一人で抱え込めば抱え込むほどリスクが大きくなります。
医者がもし、医者の仕事内容しかわからなければ看護師や薬剤師、作業療法士、臨床検査技師などの
医療従事者が何を専門としているのかわからないため適切な治療や薬の処方ができないと思います。

これは極端な例でしたが、そのように「この作業はこの人しか知らない」「あの味はあの人にしか出せない」ということがあると、その人が急に欠けたときに業務が滞ってしまいます。

そうしたリスクを軽減するためにも、大切なことだと思います。

マニュアル作成のデメリット

機械的作業になってしまう

マニュアルが整備されているからこそ、マニュアル通りに業務をしていくと淡々と作業に取り組んだりすることもあると思います。
そういう時は、改善案を出してどんどん良い方向へ修正を加えていくとよいかもしれないですね。

覚えることが多い

マニュアルが完備されていると、覚えることが多く慣れるまでに時間がかかってしまうことがあるかもしれません。しかし、マニュアルがあることで業務の流れや作業の方法などを把握することができるのです。

まとめ

以前、私はマニュアルがない会社で働いていたことがあります。
その際は、入社当日から自分はいったいどういったルートで動いて、どんなことをしていけばよいのかわからず、都度上司の手を止めて聞いたり、定時後に教えていただいたりすることがありました。

非常に効率が低下しますし、自分にとってもストレスに感じることもありました。
なにより上司の業務を妨害しているかのような罪悪感も抱くこともありました。

今の職場では、マニュアルが整っているため、自分がどう動けばいいのか分からないことがあれば、
あらかじめ上司や先輩に確認することができています。

そういう意味でも、マニュアルは大切であると感じます。

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